Checklist: wat heb je nodig bij je eerste bedrijfsunit?

Je eerste bedrijfsunit. Het moment waarop je ondernemersdroom echt vorm krijgt. Maar tussen die droom en de sleuteloverdracht zit een jungle aan regelgeving, formulieren en beslissingen. Geen paniek: met de juiste voorbereiding maak je dit proces een stuk makkelijker. Deze checklist helpt je alles op een rij te krijgen, zodat je gefocust kunt blijven op waar het écht om draait: jouw business laten groeien.

De basis op orde

Inschrijving bij de Kamer van Koophandel

Voordat je ook maar één factuur verstuurt, moet je jezelf inschrijven bij de KVK. Dit is geen formaliteit, maar een wettelijke verplichting. Zonder KVK-nummer kun je niet officieel ondernemen in Nederland. De inschrijving levert je een uniek KVK-nummer op dat je je hele ondernemersleven bij je houdt.

Maar eerst: kies je rechtsvorm. Ga je solo als eenmanszaak? Start je samen in een VOF? Of kies je voor de BV-structuur? Elk heeft z’n voor- en nadelen:

• Eenmanszaak: simpel en snel, maar je bent persoonlijk aansprakelijk
• VOF: ideaal voor partners, maar ook hier privéaansprakelijkheid
• BV: beperkte aansprakelijkheid, maar meer administratieve rompslomp en kosten

Denk hier goed over na. Je rechtsvorm bepaalt niet alleen je aansprakelijkheid, maar ook hoeveel belasting je betaalt en hoeveel administratie je moet bijhouden.

Jouw bedrijfsnaam: meer dan een label

Die perfecte naam voor je bedrijf? Die moet niet alleen goed klinken, maar ook uniek zijn. Check via de KVK-database of je gekozen naam nog vrij is. Anders sta je straks met lege handen.

Een slimme zet: laat je bedrijfsnaam registreren als handelsmerk bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom. Zo voorkom je dat anderen ermee aan de haal gaan. En regel meteen je domeinnaam. Want een bedrijf zonder website? Dat is in 2025 zakelijk zelfmoord.

Geld en administratie

Financieel plan: jouw roadmap naar winst

Een financieel plan klinkt saai, maar het is je beste vriend. Hierin leg je vast wat je gaat investeren, welke kosten je maandelijks hebt en wanneer je winst verwacht. Geen wollige schattingen, maar concrete cijfers die je kunt gebruiken om beslissingen te nemen.

Denk aan startkosten zoals verbouwing van je unit, inventaris en eerste marketingcampagnes. Tel daar je maandelijkse lasten bij op: huur, energie, verzekeringen, abonnementen. En vergeet jezelf niet: hoeveel heb jij nodig om van te leven?

De 1.225-urenregel: wil je gebruik maken van de zelfstandigenaftrek? Dan moet je minimaal 1.225 uur per jaar aan je bedrijf besteden. Klinkt als veel, maar dat is gemiddeld 24 uur per week. Houd je uren bij, want de Belastingdienst kan erom vragen.

Je administratie moet volgens de Nederlandse wet kloppen. Alle bonnetjes, facturen en betalingen bewaar je zeven jaar lang. Neem je personeel aan? Dan komen daar loonadministratie en werkgeversverplichtingen bij. Klinkt overweldigend? Overweeg een boekhouder in te schakelen. Die investering verdien je dubbel en dwars terug in tijd en stress.

Een zakelijke bankrekening: niet negotiable

Meng privé en zakelijk niet. Punt. Open een zakelijke bankrekening met een Nederlands IBAN-nummer. Dit maakt je administratie overzichtelijk en voorkomt gedoe met de Belastingdienst.

De Nederlandse Vereniging van Banken heeft een handige Quick Scan waarmee je checkt of je in aanmerking komt voor zakelijk bankieren. De meeste banken stellen tegenwoordig hogere eisen aan startende ondernemers, dus bereid je voor met een solide businessplan.

Belastingen: automatisch maar niet onbelangrijk

Goed nieuws: zodra je bij de KVK staat ingeschreven, krijgt de Belastingdienst dit automatisch door. Je hoeft je niet apart aan te melden voor belastingen. Je ontvangt vanzelf je btw-nummer en btw-identificatienummer als je als btw-ondernemer kwalificeert.

Maar let op deze punten:

• Inkomstenbelasting: je betaalt belasting over je bedrijfswinst
• Btw-aangifte: elk kwartaal, ook als je nul omzet hebt
• Kleineondernemersregeling (KOR): misschien hoef je geen btw te betalen
• MKB-winstvrijstelling: extra belastingvoordeel voor ondernemers

De Belastingdienst heeft de website “Goede Start Belastingdienst” speciaal voor starters. Gebruik die. Er is zelfs een live chat waar je direct antwoord krijgt op je vragen. Geen excuus dus om belastingzaken voor je uit te schuiven.

Bescherm jezelf en je bedrijf

Verzekeringen: niet sexy, wel essentieel

Als ondernemer bouw je geen pensioen op via een werkgever. Je hebt geen ziektekostenverzekering van de baas. Je bent zelf de baas, en daarmee ook zelf verantwoordelijk voor je financiële zekerheid.

Minimaal nodig:

• Aansprakelijkheidsverzekering: dekt schade die je aan derden toebrengt
• Arbeidsongeschiktheidsverzekering: betaalt door als je door ziekte niet kunt werken
• Pensioenvoorziening: regel dit privé, want de AOW alleen is te weinig

De KVK heeft een Verzekeringscheck die op basis van jouw situatie aangeeft welke verzekeringen verplicht of verstandig zijn. Vijf minuten investeren die je later misschien een faillissement besparen.

Je fysieke werkplek

Locatie-eisen: meer dan een adres

Je bedrijfsunit heeft een officieel vestigingsadres nodig in Nederland. Werk je vanuit huis? Check eerst of de gemeente dat toestaat. Niet elke woonwijk accepteert bedrijvigheid, vooral niet als er klanten langskomen of vrachtwagens afleveren.

Kies je voor een commerciële unit zoals bij Businesspark Soest? Dan gelden andere regels:

• Brandveiligheid: verplichte voorzieningen en routes
• Energielabel: minimaal label C vereist
• Bestemmingsplan: mag jouw type bedrijf hier wel?

Resultaat: een goed gekozen locatie trekt talent aan en maakt rekrutering makkelijker. Vooral als die locatie grenst aan 600 hectare natuur waar je team in de pauze kan wandelen.

Vergunningen en branche-eisen

Niet elk bedrijf heeft dezelfde vergunningen nodig. Een webdesigner heeft andere eisen dan een horecagelegenheid. Check voor jouw sector wat verplicht is.

Veelvoorkomende vergunningen:

• Horeca: exploitatievergunning en mogelijk drankvergunning
• Voedsel: HACCP-certificering en hygiëne-eisen
• Contactberoepen: diploma-eisen voor bepaalde behandelingen
• Import/export: productveiligheidseisen volgens Europese normen

Verwacht je persoonlijke gegevens van klanten te verwerken? Dan valt je bedrijf onder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Dit betekent dat je moet vastleggen hoe je met privacygevoelige informatie omgaat. Geen optie, maar verplichting.

Juridische basis

Algemene voorwaarden: jouw vangnet

Algemene voorwaarden klinken als iets voor grote bedrijven, maar ook jij hebt ze nodig. Ze verduidelijken wat klanten van jou mogen verwachten en andersom. Wat gebeurt er bij niet-betaling? Wie is aansprakelijk bij schade? Hoe werkt je retourbeleid?

Goede algemene voorwaarden voorkomen discussies en beschermen je bij conflicten. Laat ze opstellen door een jurist of gebruik een branchespecifieke template. Zorg dat klanten ze voor aankoop kunnen lezen en bewaren bevestigingen dat ze akkoord zijn gegaan.

Markt en klanten

Marktonderzoek: valideer je idee

Je hebt een briljant idee. Maar wil de markt het ook? Marktonderzoek lijkt tijdrovend, maar bespaart je later teleurstellingen. Check hoeveel concurrenten er in jouw regio actief zijn met de KVK Bedrijventeller. Zie je twintig vergelijkbare bedrijven binnen vijf kilometer? Dan wordt het lastig om op te vallen.

Analyseer ook je doelgroep. Wie zijn je ideale klanten? Wat is hun probleem en hoe los jij dat op? Wat zijn ze bereid te betalen? Deze inzichten bepalen je prijsstrategie en marketingaanpak.

Online zichtbaarheid: niet negotiable

Een professionele website is geen luxe meer. Het is je digitale visitekaartje, je 24/7 verkoper, je geloofwaardigheidsbewijs. Zorg dat je site vindbaar is via zoekmachines. Niemand scrolt naar pagina twee van Google.

Veel ondernemers vinden hun eerste klanten via netwerken. LinkedIn is goud waard voor B2B-contacten. Bezoek branche-evenementen. Praat met andere ondernemers. Mond-tot-mondreclame werkt nog steeds het beste, maar dan moet je eerst een mond hebben om over je te praten.

Hulp en ondersteuning

Tools en begeleiding voor starters

Je hoeft dit niet alleen te doen. Nederland heeft een uitgebreid netwerk voor startende ondernemers:

• KVK: businessplansjablonen en marktonderzoek-tools
• Belastingdienst: het Boek van Financiën met praktische tips
• Qredits: gratis coaching en hulp bij je businessplan
• CBS: sectorspecifieke data voor locatiebeslissingen

Gebruik deze bronnen. Ze zijn gratis en kunnen je veel frustratie besparen.

Doorlopende verplichtingen

De setup is één ding, maar daarna begint het echte werk. Houd je administratie bij. Lever je btw-aangiftes op tijd in, ook als je niks omzet hebt. Anders krijg je ambtshalve aanslagen die je niet wilt.

Dien jaarlijks je inkomstenbelasting in met alle bedrijfsinkomsten en aftrekbare kosten. Check regelmatig of je SBI-code nog klopt. Deze code bepaalt in welke sector je valt en beïnvloedt vergunningen, leningen en verzekeringen.

Duurzaamheid en veiligheid

Milieu-eisen en afvalscheiding

Bedrijven moeten afval scheiden. Dat is geen suggestie maar een verplichting. Energiezuinigheid wordt steeds belangrijker, niet alleen voor het milieu maar ook voor je portemonnee. Een goed geïsoleerde unit met energielabel C of hoger scheelt honderden euro’s per jaar.

Voer bedrijfsafval af volgens gemeentelijke regels. Sommige materialen mag je niet zomaar weggooien. Check bij je gemeente wat de procedures zijn.

Beveiliging en cybersecurity

Fraude, cybercrime, acquisitiefraudeurs: ze bestaan echt en ze targeten ook kleine bedrijven. Beveilig je bedrijfsgegevens en klantinformatie tegen ongeautoriseerde toegang. Gebruik sterke wachtwoorden, tweefactorauthenticatie en maak regelmatig backups.

Wees alert op phishing-mails en verdachte telefoontjes. Fraudeurs doen zich voor als leveranciers of overheidsinstanties. Bij twijfel: niet betalen, eerst verifiëren.

Jouw checklist, jouw start

Deze lijst lijkt misschien overweldigend. Dat is normaal. Niemand regelt alles in één dag. Werk stap voor stap door de punten heen. Sommige dingen kun je delegeren, andere moet je zelf doen.

Het belangrijkste? Begin. Die perfecte bedrijfsunit wacht niet eeuwig. De beste units zijn het eerst weg, juist omdat slimme ondernemers vooruitdenken. Over een jaar wil je niet denken: “Had ik maar…” Je wilt denken: “Wat een goeie keuze was dit.”

Jouw bedrijf verdient een plek waar het kan groeien. Jouw team verdient een omgeving waar ze zich goed voelen. En jij verdient een unit die niet alleen functioneel is, maar ook inspireert. Dat begint met deze checklist. De rest? Dat maak je zelf.